第27章（2 / 4）

开汇报会议时，下属应对提案准备充分，提出系统、具体的解决方案，最好能制作简洁的幻灯片以提高会议效率（演示文件应符合以下要求：文字精炼、表述明确；涉及到收入、利润、成本开支等数字性内容的应尽可能配以柱形图、折线图等加以反映、分析；涉及到现场情况介绍、外出拍照等内容的应配以照片）。如果无法做到以上要求，如果时间许可，最好将汇报会议延迟，直至准备充分为止。

在与领导交谈时，一定要简单明了。对于领导最关心的问题要重点突出、言简意赅。如对于设立新厂的方案，领导最关心的还是投资的回收问题。他希望了解投资的数额，投资回收期，项目的盈利点，盈利的持续性等等问题。因此你在说服领导时，就要重点突出，简明扼要地回答领导最关心的问题，而不要东拉西扯，分散领导的注意力。

“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”，在这个寸阴寸金的时代，时间就是金钱，提升工作效率就是在相同的时间内为企业创造更多的价值。提升工作效率能够降低企业成本，提升企业竞争力，为企业带来经济效益。提升工作效率也就是要告诉你的老板，你愿意努力让他所花费的钱物有所值，甚至物超所值。

2.电话技巧，勿以事小而不为

现代社会，各种高科技的手段拉近了人与人之间的距离，即使远隔天涯，也可以通过现代通讯技术近若比邻。事实上，我们在日常的沟通活动中，借用的最多的工具就是电话。一个办公室职员接拨电话的沟通技巧是否高明，常常会影响到他是否能顺利达成本次沟通的目标，甚至也会直接影响到企业、公司的对外形象。同时，如果你是领导的秘书，又处理不好领导的各类电话事宜，你就必定不是一个能让领导放心的好下属。因此，学习和掌握基本的电话沟通技巧和办公室电话礼仪是很有必要的。

（1）接听、拨打电话的基本技巧。

电话交谈只闻其声，不见其人，所有信息只能通过声音进行传播。所以，为了提高通话效果、正确表达思想，接听或拨打电话时，请注意以下六个基本技巧：

◇电话机旁应备记事本和铅笔。

通常，人们对日常琐事遗忘得比较快，即使是用心去记住的事，在经过9个小时之后，遗忘率也会高达70%，所以不可太相信自己的记忆，生活中的重要事项可采取做记录的方式予以弥补。若能在电话机旁放置一个记录本和一支笔，当他人打来电话时，就可立刻记录主要事项，以免遗忘。如不预先备妥纸笔，到时候措手不及、东抓西找，不仅耽误时间，而且会搞得自己狼狈不堪。

◇先整理电话内容，后拨电话。

给别人打电话时，如果想到什么就讲什么，往往会丢三落四，忘却了主要事项还毫无觉察，等对方挂断了电话才恍然大悟。因此，应事先把想讲的事逐条逐项地整理记录下来，然后再拨电话，边讲边看记录，随时检查是否有遗漏。另外，还要尽可能在3分钟之内结束。实际上，3分钟可讲1000个字，相当于两页半稿纸上的内容，按理是完全能行的。如果一次电话用了5分钟甚至10分钟，那么一定是措辞不当，未抓住纲领、突出重点。

◇要保持友好的态度。

有人认为，电波只是传播声音，打电话时完全可以不注意姿势、表情，这种看法真是大错特错。双方的诚实恳切，都饱含于说话声中。若声调不准就不易听清楚，甚至还会听错。因此，讲话时必须抬头挺胸，伸直脊背。“言为心声”，态度的好坏，都会表现在语言之中。如果道歉时不低下头，歉意便不能伴随言语传达给对方。同理，表情亦包含在声音中。打电话表情麻木时，其声音也冷冰冰。因此，打电话也应微笑着讲话。

◇注意自己的语速和语调。

急性子的人听慢话，会觉得断断续续，有气无力，颇为难受；慢吞吞的人听快语，会感到焦躁心烦；年龄高的长者，听快言快语，难以充分理解其意。因此，讲话速度并无定论，应视对方情况，灵活掌握语速，随机应变。

打电话时，适当地提高声调显得富有朝气、明快清脆。人们在看不到对方的情况下，大多凭第一听觉形成初步印象。因此，讲话时有意识地提高声调，会格外悦耳优美。

◇不要使用简略语和专用语。

将“行销三科”简称“三科”这种企业内部习惯用语，第三者往往无法理解。同样，专用语也仅限于行业内使用，普通顾客不一定知道。有的人不以为然，得意洋洋地乱用简称、术语，给对方留下了不友善的印象。有的人认为西洋学及外来语高雅、体面，往往自作聪明地乱用一通，可是意义不明的英语，并不能正确表达自己的思想，不但毫无意义，有时甚至会发生误会，这无疑是自找麻烦。

◇养成复述的习惯。

为了防止听错电话内容，一定要当场复述。特别是同音不同义的词语及日期、时间、电话号码等数字内容，务必养成听后立刻复述、予以确认的良好习惯。文字不同，一看便知，但读音相同或极其相近的词语，通电话时却常常容易